「業務の見える化」作戦を始めるにあたり、
まずは、「理想の形」を考えることになりました。
どうなったら、一番やりやすくて効率のよい状態になるだろうか？
あまりにも漠然としていて、すぐにはアイデアがでてきません。
じゃあ、今一番困っていることはなんだろうか？
「これが良くなったら、ずっとやりやすくなるのに」
そういうことはないだろうか？
しばらく考えたあと、コロ沢くんが言いました。
「うまく言えないんですけど、業務の手順というか基準というかがはっきりしているといいと思います。」
例えば？
コロ木くんが言いました。
「例えば、印刷物を発注するにしても、コロ石さんがいつもやっているので、印刷屋さんから急な問合せがあっても、コロ石さんがいないと答えられないんですね。それで、納期が遅れて困ったことがありました。」
この発注は、こういう目的でいつまでに必要で、ということが誰にでもわかるようにしてあると、発注者本人がいなくても案件が進む、ということだね。
なるほど。
人数の少ない部署なので、仕事が人に付いてしまい、他の人からは見えにくくなっていることは感じていました。
早急にとりかからなければならない課題はこれか！
「マニュアルがあるといい」
という二人の意見で、さっそく総務部の業務マニュアルを作ることにしました。
これがまた大変だったのです。
